Prenez deux dirigeants au même niveau de chiffre d'affaires et dans des secteurs comparables.

L'un enchaîne les journées à 12 heures, répond à ses messages le dimanche soir et annule ses vacances au dernier moment.

L'autre part une semaine en août, dépose ses enfants à l'école le matin et son entreprise continue de tourner.

Au-delà de la discipline personnelle ou de la méthode de planification, la différence entre les deux réside dans ce que leur organisation leur demande ou ne leur demande plus.

Gérer son temps autrement commence rarement par un agenda mieux structuré mais par une entreprise construite différemment.

Que dit la gestion temps d'un dirigeant sur lui ?

Un agenda saturé n'est pas un signe de réussite

Il y a une croyance tenace dans l'entrepreneuriat : être débordé, c'est prouver qu'on s'investit. Un quotidien surchargé serait la marque d'un dirigeant sérieux, impliqué et indispensable. C'est l'une des confusions les plus coûteuses que l'on puisse entretenir sur son rôle de chef d'entreprise.

Les coachs Entrepreneurs.com le constatent de manière régulière sur le terrain : quand le dirigeant court en permanence, quand chaque journée ressemble à la précédente en termes de charge et d'urgence, ce n'est pas le signe que l'entreprise est dynamique.

C'est une autre réalité qui se fait jour : l'entreprise repose encore entièrement sur une seule personne avec une organisation qui n'a pas grandi, c'est le dirigeant qui a grossi son poste.

Un agenda impossible à tenir est un signal structurel. Et le traiter avec des outils de productivité personnelle : listes, blocs horaires ou applications de gestion des tâches, revient à soigner le symptôme sans toucher à la cause.

L'heure passée au mauvais endroit a un coût

La gestion du temps entrepreneurial a une dimension stratégique que peu de dirigeants prennent le recul de calculer explicitement. Chaque heure consacrée à une urgence opérationnelle est une heure qui n'a pas été investie dans la stratégie, le recrutement, la vision ou les décisions à fort impact. L'entrepreneur peut faire preuve d'efficacité personnelle, mais un manquement dans la gestion de son temps est une question de valeur créée.

Voici ce que cette confusion coûte concrètement dans une entreprise :

• Les décisions stratégiques sont repoussées parce que le quotidien absorbe tout

• Les réunions de pilotage n'ont pas lieu ou sont bâclées faute de temps

• Les collaborateurs attendent des arbitrages qui n'arrivent pas

• Les projets de développement restent en attente, semaine après semaine

L'effet cumulé sur plusieurs mois est lourd : l'entreprise avance moins vite que son potentiel ne le permettrait, non par manque de compétences ou de ressources, mais parce que le dirigeant est au mauvais endroit.

Comment les dirigeants qui ne courent jamais ont-ils construit leur temps ?

Ils ont d'abord restructuré l'entreprise plutôt que leur agenda

L'approche classique face à la surcharge est d'ordre personnel : mieux planifier, bloquer des plages de travail profond, apprendre à dire non ou suivre une formation en management du temps. Ces stratégies ont leur utilité mais elles ne règlent pas le problème de fond si l'organisation continue de générer plus de charge que le dirigeant ne peut en absorber.

Céline Thomelin, fondatrice de C'Tonique, une salle de sport créée en 2013, en a fait l'expérience. Pendant treize ans, elle a porté son entreprise et s'est montrée présente sur tous les fronts, sans jamais vraiment endosser la posture de dirigeante.

L'accompagnement Entrepreneurs.com n'a pas changé sa manière de gérer son agenda. Il a changé l'organisation de son entreprise et lui a permis de récupérer 25 heures par semaine. Ce sont 25 heures que la structure lui prenait sans lui demander son avis, sans qu'aucune liste de priorités ni aucune matrice de planification n'auraient pu lui rendre.

Le temps ne se libère pas en s'organisant mieux à titre personnel mais quand l'entreprise est structurée pour ne plus tout faire remonter vers le même endroit.

Ils ont rendu leur présence inutile sur certains sujets

Le deuxième levier des dirigeants qui ont du temps est plus contre-intuitif : ils ont activement travaillé à se rendre non indispensables sur les sujets qui ne méritent pas leur niveau d'attention. Ne pensez pas qu'ils aient abandonné, ils ont surtout pris une décision stratégique délibérée avec un cadre clair et des responsabilités correctement distribuées.

Keyvan et Ismaël, cofondateurs de l'agence immobilière Imoss à Paris, en donnent une parfaite illustration.

Avant l'accompagnement Entrepreneurs.com, ils étaient à 100% dans la production : mandats, clients, ventes, gestion des urgences, etc. L'agence approchait le million d'euros de CA en étant portée presque exclusivement par les deux fondateurs.

Après la restructuration de l'équipe et la mise en place d'une organisation qui leur permettait de déléguer la production, quelque chose de mesurable s'est produit : depuis janvier, Keyvan est parti sept fois en vacances. Il dépose son fils à l'école le matin. Le chiffre d'affaires n'a pas baissé, il est tout simplement produit autrement par une équipe devenue autonome.

Le temps retrouvé n'est pas un luxe que s'accordent des chefs d'entreprise qui veulent moins travailler. C'est la conséquence d'une organisation qui fonctionne sans dépendre d'une seule personne pour avancer.

Que faire du temps retrouvé par le dirigeant ?

Piloter au lieu de subir

Quand le dirigeant cesse d'être absorbé par les urgences du quotidien, il peut enfin occuper le rôle que lui seul peut tenir : définir la direction, anticiper les problèmes avant qu'ils deviennent des crises, prendre le temps de recruter correctement et construire les étapes suivantes de la croissance. C'est le travail réel du chef d'entreprise, celui qui crée de la valeur à long terme.

Ce n'est pas une meilleure discipline qui permet ce changement de niveau dans le temps gagné par la direction de l'entreprise mais une organisation qui a libéré le dirigeant des tâches que ses collaborateurs peuvent assumer. Tant que ce n'est pas le cas, même le dirigeant le mieux intentionné finira par gérer des urgences plutôt que de piloter son entreprise.

Le temps comme indicateur de santé organisationnelle

Il y a un test simple qui est plus révélateur que n'importe quel outil de gestion du temps : pouvez-vous partir une semaine sans que votre équipe soit en difficulté ? Si vous êtes en stress face à cette alternative, vous avez un problème de structure plus qu'un problème d'emploi du temps.

Keyvan ne s'est pas organisé différemment pour pouvoir déposer son fils à l'école. Il a construit une entreprise qui fonctionne sans qu'il soit présent sur chaque dossier. Cette bascule de 100% producteur à 100% dirigeant ne change pas seulement l'équilibre vie professionnelle et personnelle. Elle change la capacité de l'entreprise à grandir.

Une organisation autonome sur les sujets opérationnels est la condition pour que le dirigeant puisse se consacrer à ce qui fait réellement avancer la boîte.

La gestion de votre temps dit quelque chose sur votre entreprise

Le temps est le reflet de ce que votre organisation vous demande encore de faire à votre place.

Si vos journées ressemblent à une liste d'urgences que vous seul pouvez traiter, le problème est dans la structure de votre organisation plus que dans la méthode.

Entrepreneurs.com vous propose d'identifier ce qui mobilise vraiment votre position de dirigeant et de construire l'organisation qui libère du temps pour ce qui compte vraiment. Demandez un audit gratuit.